Logiciel PPM secteur public : acheter via l'UGAP.

Vous avez identifié le besoin. Un outil PPM pour piloter votre portefeuille projets, sortir d'Excel, produire un reporting COPIL sans deux jours de consolidation manuelle.

Vous avez même identifié la solution.

Et là, tout s'arrête. Parce que la question qui bloque tout arrive : comment j'achète ça sans lancer un appel d'offres qui va me prendre 12 mois ?

La réponse s'appelle UGAP. Et la solution PPM SuitePro-G y est référencé depuis 2019.

Ce guide vous explique concrètement ce que ça change pour vous en tant que DSI, PMO ou responsable achat d'une organisation publique.

UGAP : ce que ça signifie vraiment

La personne publique peut s'adresser directement à l'UGAP, sans obligation de publicité ni de mise en concurrence, pour l'acquisition de fournitures ou de services.

En clair : quel que soit le montant de votre achat, vous êtes dispensé de lancer votre propre procédure d'appel d'offres. L'acheteur public faisant appel à l'UGAP est réputé avoir respecté ses obligations en matière de publicité et de mise en concurrence, conformément à l'article 31 du Code des marchés publics. Le Code des marchés est respecté, la sécurité juridique est garantie.

Avec plus de 6,88 milliards d'euros de chiffre d'affaires en 2025 et 26 000 acheteurs publics utilisateurs, collectivités territoriales, hôpitaux, ministères, établissements publics, l'UGAP n'est pas un raccourci administratif marginal. C'est le canal d'achat structurant du secteur public français.

Le marché multi-éditeur dédié aux solutions logicielles permet aux acheteurs publics de commander directement des solutions sans passer par une procédure d'appel d'offres, opéré en partenariat avec SCC.

C'est dans ce cadre que SuitePro-G est référencé depuis 2019. Vous pouvez commander la solution aujourd'hui, sans procédure, avec une sécurité juridique totale.

Secteur public : le vrai problème de gouvernance projet

Avant de parler de solution, posons le diagnostic honnêtement.

Plus des trois quarts des collectivités n'ont pas encore formalisé de feuille de route numérique dédiée, et moins d'une collectivité sur deux dispose d'un élu référent au numérique.

Ce n'est pas un manque de volonté c'est un manque de structure pour piloter les projets qui portent cette transformation.

Ce n'est pas une exception. C'est la norme dans les organisations publiques sans gouvernance de portefeuille structurée.

Sur le terrain, ça ressemble à ça :

Des projets qui s'accumulent sans visibilité transverse. Des arbitrages qui se font dans les couloirs parce qu'il n'existe pas d'outil de scoring partagé. Des reportings COPIL qui mobilisent deux jours de consolidation manuelle par mois pour produire un document déjà obsolète le jour de la réunion.

Avec un objectif de 40 milliards d'euros d'économies imposé par la loi de finances 2025, les organisations publiques doivent justifier chaque investissement, chaque projet, chaque dérapage. Impossible sans gouvernance projet structurée.

SuitePro-G UGAP : 3 organisations, 3 retours terrain

• Office Français de la Biodiversité (OFB)

Établissement public à statut d'établissement public administratif, l'OFB pilote des missions qui couvrent l'ensemble du territoire national. La complexité de son portefeuille projets multi-sites, multi-directions, exigences réglementaires fortes demandait un outil capable de consolider sans alourdir. SuitePro-G répond à cette contrainte : déploiement rapide, adoption naturelle, tableaux de bord consolidés sans saisie redondante.

• Direction du Numérique de Perpignan Métropole (DNPM)

La DNPM pilote la transformation numérique d'une métropole de 270 000 habitants. Projets SI, dématérialisation, services aux agents et aux citoyens, le portefeuille est dense et les ressources contraintes. SuitePro-G permet à la direction du numérique de produire une vision consolidée du portefeuille et d'arbitrer les priorités en COPIL avec des données fiables, sans mobiliser des équipes pendant des heures de consolidation.

• Est Ensemble, Établissement Public Territorial

Regroupant neuf communes de Seine-Saint-Denis et plus de 400 000 habitants, Est Ensemble doit piloter des projets transverses impliquant des directions métiers très diverses. La gouvernance multi-entités est l'un des défis les plus complexes à outiller. SuitePro-G gère nativement cette dimension : droits et habilitations par entité, vues consolidées pour la direction générale, autonomie des directions métiers dans la saisie.

5 questions que posent les acheteurs publics

"Est-ce qu'on est vraiment couverts juridiquement, même pour un gros montant ?"

Oui. Quel que soit la nature ou le montant de son achat à l'UGAP, l'acheteur public est réputé avoir respecté ses obligations en matière de publicité et de mise en concurrence. Pas de seuil. Pas d'exception. La sécurité juridique est totale.

"Combien de temps entre la décision et la mise en production ?"

Là où un appel d'offres classique prend 6 à 18 mois, un achat UGAP se finalise en quelques semaines. Pour SuitePro-G, les premiers utilisateurs sont en production en 6 à 8 semaines après la commande, paramétrage et formation inclus.

"Nos données projet restent-elles en France ?"

SuitePro-G est hébergé sur des serveurs situés à Lyon, en France. Aucun transit vers un cloud étranger. Pour les organisations soumises à des exigences de souveraineté numérique, hôpitaux, ministères, collectivités, c'est un prérequis, pas un argument de vente.

"L'IA est-elle incluse ou en option payante ?"

Matt, notre assistant PPM, est inclus dans la licence de base SuitePro-G, sans surcoût. Il analyse votre portefeuille, surveille vos projets en continu, répond à vos questions en langage naturel. Aucun module à acheter séparément.

"Que se passe-t-il si nos besoins évoluent ?"

SuitePro-G est paramétrable et maintenable par vos équipes internes, sans dépendance à un intégrateur externe pour chaque évolution. 98 % de taux de renouvellement. Pas un argument de slide, la preuve que l'outil tient dans la durée

Commander via l'UGAP : 4 étapes

Étape 1 — Cadrer votre besoin

Combien de projets pilotez-vous simultanément ? Qui sont vos utilisateurs réels, chefs de projet uniquement, ou aussi les directions métiers ? Quel est votre niveau de maturité PPM actuel ?

Ces trois questions déterminent le bon périmètre de déploiement initial.

Étape 2 — Vérifier votre éligibilité UGAP

Toute organisation soumise au Code de la commande publique peut acheter via l'UGAP : collectivités territoriales, établissements publics de santé, établissements d'enseignement, ministères, GHT, EPCI.

Étape 3 — Échanger avec IQar avant commande

Un cadrage préalable avec nos équipes permet de dimensionner correctement la licence, d'identifier les spécificités de votre organisation et de poser le plan de déploiement. C'est aussi l'occasion de voir SuitePro-G en conditions réelles sur vos propres cas d'usage, pas une démonstration générique, une démonstration sur votre métier. Cet échange est sans engagement.

Étape 4 — Commander via le catalogue UGAP

La commande se fait directement sur le catalogue UGAP. Aucune procédure supplémentaire. La sécurité juridique est garantie par le cadre du marché multi-éditeur.

Pourquoi agir avant septembre

Les organisations publiques ont un cycle budgétaire précis. Août-septembre, c'est la période de préparation des dossiers pour les comités budgétaires de l'automne.

Un outil PPM commandé via UGAP en août peut être en production opérationnelle en octobre avant la clôture des arbitrages budgétaires de fin d'année.

C'est aussi le moment où les équipes projets font le bilan du premier semestre.

Les dérives de planning, les conflits de ressources, les projets qui ont pris du retard sans que personne ne l'ait vu venir tout ça se lit dans les bilans de mi-année.

Et tout ça s'évite avec une gouvernance portefeuille structurée. Attendre le 1er janvier, c'est perdre un an.

Pour aller plus loin

Déploiement agile en collectivité : le cas Pontivy : https://www.iqar.fr/blog/deploiement-agile

Mettre en place un PMO : le guide terrain : https://www.iqar.fr/blog/mettre-en-place-un-pmo

Gouvernance PPM : 20 ans de conviction terrain : https://www.iqar.fr/blog/gouvernance-ppm-conviction-terrain-portefeuille-projets

Vous pilotez des projets dans une organisation publique ?

Prenez rendez-vous avec nos experts : https://koalendar.com/e/suitepro-g-en-live

" L'entreprise performante choisit et réalise rapidement ses meilleurs projets. "

Stéphanie Germain

CEO & Co-founder IQar | Experte Gouvernance PPM & PMO

Spécialiste de la gouvernance de portefeuille projets, du pilotage PMO et de la transformation des organisations.

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